چک‌لیست نمایشگاه‌ها: چگونه بدون دردسر آماده برگزاری شویم؟
می‌دانیم که موفقیت در برگزاری نمایشگاه کار چندان ساده‌ای نیست، خصوصا اگر اولین باری باشد که مشغول تدارک دیدن برای چنین رویدادی هستید. با وجود سروصدا و هیاهویی که اطراف شماست (و فشار کاری بیش از حد) به نظر محال می‌رسد که بدون سردرد و از رمق افتادن برای نمایشگاه آماده شوید. بالاخره مسائل زیادی وجود دارند که باید به آنها فکر کنید: از لباسی که قرار است بپوشید تا فکر غذا و پذیرایی. اما اجازه دهید که رازی را به شما بگویم: هر چه که برای گذراندن موفقیت‌آمیز نمایشگاه نیاز دارید را اینجا برای شما نوشته‌ایم!
ما یک چک‌لیست نمایشگاهی مفید تهیه کرده‌ایم که توصیه‌هایی را برای تمام جنبه‌های نمایشگاه به شما ارائه می‌دهد. لیست «چگونه خود را برای نمایشگاه آماده کنیم» به شما راجع به مهم‌ترین مسائلی که باید بدانید کمک می‌کند. علاوه‌بر جواب سوال‌هایی که دارید، توصیه‌ها و ترفندهای به‌دردبخوری را برای یک تجربه عالی و بدون دردسر به شما می‌گوییم.
پس آماده شوید تا با خیال راحت و ذهنی آرام برنامه‌ریزی خود را برای نمایشگاه بعدی آماده کنید.
قبل از نمایشگاه، با موارد پایه‌ای شروع کنید!
- آیا بلیط هواپیمای خود و همکارانتان را رزرو کرده‌اید؟
- غرفه شما چقدر بزرگ است؟ آیا به میز و صندلی احتیاج دارید؟
- چه تعدادی از کارمندانتان در نمایشگاه کنارتان خواهند بود؟
وقتی بحث برنامه‌ریزی برای اولین نمایشگاهمان در میان باشد باید مسائل زیادی را در نظر داشته باشیم. باید مطمئن شوید که فضایی را برای غرفه خود اختصاص داده‌اید، به تعداد کافی پرسنل همراه آورده باشید، و هدایای تبلیغاتی هیجان‌انگیزی را هم تدارک دیده باشید. ناگفته نماند که باید به فکر یک سالن کنفرانس و معرفی کلی غرفه خود نیز باشید. اگر در تصمیم‌گیری برای تزیین یا هدیه تبلیغاتی خود اشتباه عمل کنید ممکن است تاثیر منفی بر وجهه کسب‌وکارتان گذاشته شود. برای نمونه، تصور کنید یک باشگاه بدن‌سازی از بسته‌های کلوچه به عنوان هدیه تبلیغاتی استفاده کند، برای چنین باشگاهی جلب توجه و اعتماد اهالی ورزش کار چندان ساده‌ای نیست!
زمان جمع کردن وسایل است؛ چه چیزهایی باید با خود ببریم؟
- قیچی
- منگنه
- چسب نواری
- کارت ویزیت
- چسب زخم
فراموش نکنید که لوازم بهداشتی مهم مانند مسواک و اسپری بدن را به همراه داشته باشید. هیچ‌کس دلش نمی‌خواهد با بوی بد بدن مشتریان را از غرفه‌اش فراری دهد. اما به طور کلی، هنگام جمع‌آوری وسایل باید اقلام مختلفی را مد نظر داشته باشید. اگر باتری لپ‌تاپتان وسط ارائه پاورپوینت تمام شد چه می‌کنید؟ مطمئن باشید که شارژر با خود می‌برید، یک سری اقلام حیاتی دیگر عبارت‌اند از قیچی، چسب بسته‌بندی، و میان‌وعده‌های انرژی‌بخش. خیال نکنید که همیشه در محل نمایشگاه همه چیزهایی که برای تزیین غرفه، شارژ وسایل الکترونیکی، یا برطرف کردن گرسنگی لازم دارید پیدا می‌شوند. می‌توانید قبل از شروع رویداد تماس بگیرید و از وجود چنین مواد ضروری باخبر شوید.
برند سازی کنید؛ هدایای تبلیغاتی!
- چه هدایای تبلیغاتی برند شما را بهتر معرفی می‌کند؟
- چه تعدادی هدایای تبلیغاتی نیاز دارید؟
- زمان و شرایط تحویل گرفتن هدایای تبلیغاتی چگونه است؟
هدیه‌های تبلیغاتی یک روش جذاب و مقرون‌به‌صرفه برای تبلیغ و ترویج برند شما در نمایشگاه هستند. فکرش را بکنید، چه کسی از دریافت هدیه و اشانتیون مجانی بدش می‌آید؟ این هدایای تبلیغاتی، از خودکار تبلیغاتی گرفته تا ست مدیریتی تبلیغاتی، یک راه تضمینی برای جلب توجه بازدیدکنندگان به غرفه شما هستند. تصورش را بکنید که با یک عالمه هدیه که لوگوی برندتان روی آنها حک شده باشد غرفه شما را ترک کنند. هر بار که کسی از این وسایل استفاده کند، به یاد اوقات خوبی که در غرفه شما داشتند می‌افتد.
نمایشگاه را از آن خود کنید و روی غرفه خود تمرکز کنید!
- مطمئن شوید که سر وقت به محل نمایشگاه خواهید رسید و ترافیک را در نظر بگیرید.
- کفش‌های راحت بپوشید و برای یک روز طولانی آماده شوید.
- قبل و در حین برگزاری نمایشگاه عکاسی کنید.
نمایشگاه محلی برای سنجیدن قدرت تحمل و انعطاف‌پذیری شما است. برای آنکه حسابی در کار خود بدرخشید، باید مطمئن شوید که در طول نمایشگاه حسابی فکر و حواس مشتریان را به خود مشغول نگه می‌دارید. وقتی عکس‌هایی که در کنار غرفه با مشتری‌ها یا پرسنل گرفته‌اید را در شبکه‌های اجتماعی پست کنید حال و هوای فضا صمیمی‌تر می‌شود و از فشار کاریتان نیز کاسته خواهد شد. به بیان دیگر، فرصتی پیش می‌آید تا شخصیت برند خود را به نمایش بگذارید و کسب‌وکارتان را به همه معرفی کنید. حتما زودتر از موعد در محل حاضر شوید و پیش از شروع نمایشگاه همه چیز را مرتب کنید. حتی تصور اینکه غرفه کناریتان حاضر و آماده و مشغول جذب مشتری باشد ولی شما با صورت سرخ شده تازه مشغول باد کردن بادکنک هستید هم وحشتناک است! پس سحرخیز باش تا کامروا باشی!
تقریبا همه چیز به پایان رسیده است؛ اما به این موارد هم فکر کنید!
- با هدایای تبلیغاتی که باقیمانده است چه خواهید کرد؟
- با مخاطبان جدید ارتباط برقرار کرده‌اید؟ مثلا یک اس ام اس یا ایمیل برایشان بفرستید.
- نکته‌های مهم و کاستی‌ها را یادداشت کنید تا برای سال آماده باشید.
تبریک می‌گویم! اولین نمایشگاه خود را با موفقیت پشت سر گذاشتید. به افتخارتان کف می‌زنیم! اما هنوز کارهای دیگری برای انجام دادن مانده‌اند. باید تصمیم بگیرید با هدایای تبلیغاتی باقیمانده چه کنید، با مشتری‌های جدید ارتباط برقرار کنید، و تجربه‌ای که داشتید را بررسی کنید تا در نمایشگاه بعدی بیشتر و بهتر بدرخشید. اکنون باید فشار کاری را کم کرده، از خطاهای خود بیاموزید و برای رویداد بعدی برنامه‌ریزی کنید. آن‌وقت دیگر می‌توانید یک نفس راحت بکشید!
با اعتماد به برند خود و با استفاده از چک‌لیست موثری که در اختیارتان قرار دادیم دیگر همه‌چیزهایی که برای برگزاری یک نمایشگاه موفقیت‌آمیز نیاز داشتید را همراه دارید: از بلیط هواپیما گرفته تا باتری اضافه، و کم‌کم تبدیل به ستاره نمایشگاه‌ها خواهید شد. یادتان نرود که ما به جز چک‌لیست نمایشگاه کمک‌ها و توصیه‌های موثر دیگری نیز داریم.
