021 8840 3004
نکاتی برای اولین میزبانی نمایشگاه‌های تجاری در فضای باز
[رای: 1 میانگین: 5/5]
لطفا امتیاز دهید!

نکاتی برای اولین میزبانی نمایشگاه‌های تجاری در فضای باز

آیا شما هم تصمیم گرفته‌اید یک رویداد حضوری برپا کنید؟ اکنون که دیگر برخی از رویدادها و مراسم اجازه برپایی و تشکیل پیدا کرده‌اند، میزبانی از یک رویداد تجاری به دور از تصور نیست. ایده میزبانی نمایشگاه در فضای باز شاید در نگاه اول پدیده جدیدی به نظر برسد اما این ایده سابقه طولانی دارد. به عنوان مثال، در سال 2018 شهر دنور با یک شرکت به نام Outdoor Retailer قراردادی را به امضا رساند تا تمام نمایشگاه‌های تجاری خود را تا سال 2023 در فضای باز برگزار کند.

شما نیز می‌توانید از برگزاری نمایشگاه در فضای باز بهره‌مند شوید. در ادامه این مطلب 14 نکته برای شما گردآوری شده است تا شما را در مسیر موفقیت قرار دهد و مطمئن شوید که رویداد شما به یک موفقیت بزرگ تبدیل شود.

 

شماره 1- انتخاب یک مکان بزرگ و جادار

 

رعایت فاصله‌گذاری اجتماعی یک موضوع و چالش جدید است که در آینده نیز باید رعایت شود. از همین رو، اقدام به انتخاب و رزرو مکانی کنید که فضای زیادی داشته باشد. برای برگزاری هرگونه رویدادی نیاز به دریافت مجوزهای لازم نیز وجود دارد که بهتر است پیش از برنامه‌ریزی‌های کامل برای برگزاری رویداد موردنظر در فضای باز اقدام به پیگیری و دریافت مجوزهای مربوطه نمایید.

نمایشگاه سرباز

ورزشگاه‌ها ایده مناسبی برای برگزاری رویداد است

 

 

شماره 2- قوانین و ترتیب کارها را بدانید و رعایت کنید

 

محدودیت‌های صوتی، در نظر گرفتن احتمالاتی همچون نیاز به نیروهای آتش‌نشانی و اورژانس بسته به مقیاس مراسم مدنظر، از موضوعات مهمی است که باید در نظر بگیرید. بنابراین بهتر است پیش از برگزاری رویداد این احتمالات را در نظر گرفته و پیش از موعد هماهنگی‌های لازم را انجام بدهید. پس از دریافت مجوزهای لازم، مسئولین موضوعات ضروری که باید رعایت کنید را به شما می‌گویند.

 

شماره 3- تاریخ و زمان موردنظر خود را مشخص کنید

 

از بهترین زمان‌ها برای برگزاری نمایشگاه در فضای باز، فصل بهار و فصل پاییز است. از بهترین ماه‌ها برای برگزاری رویدادها نیز می‌توان به ماه فروردین، اردیبهشت، مهر و آبان اشاره کرد. در این زمان‌ها اغلب شرایط آب‌وهوایی پایدارتر و معتدل هستند. مناسبت‌های این ماه‌ها معمولاً  در راه‌اندازی مراسم خللی ایجاد نمی‌کند.

 

شماره 4- حواستان به آب‌وهوا باشد

 

نباید اجازه دهید باران بر مراسم شما ببارد و رویدادتان را خراب کند. به همین دلیل بهتر است چترها و سایه‌بان‌های مخصوص باران را نیز برای این منظور در نظر بگیرید. از سوی دیگر اگر هوا گرم باشد، استفاده از سایه‌بان کمک می‌کند تا کمی سایه و فضای استراحت برای میهمانان فراهم شود. با این وجود بهتر است پیش از برگزاری مراسم خود در فضای باز به اخبار هواشناسی توجه کنید.

 

شماره 5- پلن مدنظر خود را طراحی کنید

 

حتی اگر رویداد خود را در فضای بسته نیز برگزار نکنید، نیاز است یک نقشه و طرح مناسب از مکان برگزاری و پلن مدنظر خود تهیه کنید. در این خصوص بهتر است موارد زیر را به خاطر بسپارید:

  •   به دلیل وجود همه‌گیری ویروس کووید 19، بهتر است تمامی موارد و جایگاه‌ها را در فضای باز تعبیه کنید.
  •  برندهایی که همیشه توجه‌های بسیاری را به خود جلب می‌کنند و جمعیت زیادی به سراغ آن‌ها می‌روند، بهتر است در قسمت جلو نمایشگاه قرار بگیرند.
  • جانب انصاف را رعایت کنید تا کسب‌وکارهای کوچک‌تر در قسمت‌های نامناسب قرار نگیرند.
  •  مواد خوراکی و سرویس بهداشتی را در دسترس‌ترین قسمت ممکن قرار دهید.
  •   فضای حرکتی و راهروهایی متناسب با حرکت روان جمعیت در نظر بگیرید.

 

قانون خوب دیگر که بهتر است رعایت کنید این است که از پذیرش و رزرو تعداد بیش‌ازحد غرفه داران پرهیز کنید. آرام‌آرام شرایط قرنطینه و ممنوعیت‌ها در حال جمع شدن هستند و می‌توانیم کم‌کم به روال عادی زندگی خود و اجتماع بازگردیم. از همین رو بهتر است فعلاً مراسم خود را کوچک‌تر برگزار کنید.

طرح ریزی برای نمایشگاه

پلن رویداد خود را از چندین ماه قبل از زمان موعد تعیین کنید

 

 

شماره 6- نیروی کمکی کافی برای خدمت‌رسانی و تمیزکاری داشته باشید

 

وجود نیروی کمکی کافی باعث می‌شود تا کارها آسان‌تر و سریع‌تر انجام شوند. از همین رو بهتر است افراد کافی را استخدام کنید تا شرایط را طبق برنامه‌ریزی خود پیش ببرید. همچنین بهتر است تعدادی نیرو برای کنترل ترافیک و در قسمت ورودی در نظر بگیرید. برای منظم جلوه کردن مراسم می‌توانید از نیروهای خدماتی خود بخواهید تا لباسی یک‌شکل و مشخص بپوشند تا به‌خوبی دیده شوند و افراد قادر به برقراری ارتباط با آن‌ها باشند.

 

شماره 7- به فکر پریز برق یا منبع تغذیه مناسب باشید

 

ممکن است تعداد پریزهای برق در یک فضای باز کم باشد. بنابراین مطمئن شوید که پیش از برگزاری رویداد به حال این موضوع فکری کرده باشید. پاوربانک و شارژرهای بی‌سیم می‌توانند نجات‌دهنده تلفن‌های همراه شما باشند. با این حال راه‌اندازی بلندگوهای اصلی مراسم نیاز به منبع مناسب دارند. به همین دلیل بهتر است با برگزارکننده رویداد خود صحبت کنید تا تدابیر لازم را برای این موضوع بی اندیشد.

 

شماره 8- بنرها و چادرهای مورد نیاز را برپا کنید

 

بهترین مورد در برگزاری نمایشگاه در فضای باز این است که سقفی بالای سر شما وجود ندارد. نمایشگرها و چادرها می‌توانند بزرگ‌تر و جسورانه‌تر برپا شوند. حتماً بنرها و تابلوهای بیرونی را به تعداد کافی تهیه کنید تا غرفه داران و شرکت‌کنندگان به‌راحتی متوجه شوند باید به کجا بروند.

 

شماره 9- در بدو ورود کیف و ساک دستی مناسب توزیع کنید

 

آیا نمایشگاه تجاری بدون ارائه هدایای تبلیغاتی می‌شود؟ ساک‌های دستی را با انواع هدایای تبلیغاتی مانند جاکلیدی، خودکار و سررسید و دفترچه یادداشت پر کنید. علاوه بر این می‌توانید چند کارت تخفیف و کارت هدیه نیز داخل این ساک‌های دستی قرار دهید. نیازی نیست تا هدایای خارق‌العاده و بیش‌ازحد ارائه کنید. مطمئن باشید که دریافت حتی یک هدیه خوش‌آمدگویی نیز هیجان‌انگیز است.

 

شماره 10- ماسک صورت رایگان ارائه کنید

 

طبق قوانین و مقررات تنظیم شده از سوی ستاد مقابله با بیماری کرونا، هرگونه فعالیت اجتماعی نیازمند رعایت نکات بهداشتی است که شامل موارد زیر می‌باشد:

  •  در همه مکان‌های عمومی ازجمله وسایل حمل‌ونقل عمومی، همیشه ماسک بزنید.
  •  حداقل 1.5 متر فاصله اجتماعی با افراد دیگر را رعایت کنید.
  • اگر بیمار هستید در خانه بمانید.
  •   از تجمعات با تعداد زیاد خودداری کنید

 

با تهیه و ارائه ماسک صورت رایگان در ساک‌های تبلیغاتی ورودی، اطمینان حاصل کنید که همه می‌توانند از دستورالعمل‌ها پیروی کنند. این حرکتی قابل قدردانی است.

 

شماره 11- وسایل ضدعفونی‌کننده را در همه‌جا و در دسترس قرار دهید

 

میکروب‌ها در اجتماعات بیداد می‌کنند. بنابراین با سفارش محصولات ضدعفونی‌کننده به صورت عمده، هم از هزینه‌های خود بکاهید و هم همه افراد را در امان نگه دارید. بهتر است حداقل یک بسته ضدعفونی‌کننده دست در هر غرفه و در قسمت‌هایی مانند درب ورودی، نزدیک سرویس‌های بهداشتی و محیط ارائه مواد غذایی قرار دهید. نکته حائز اهمیت این است که ضدعفونی‌کننده‌ها باید حداقل 60 درصد الکل داشته باشند تا اثربخشی مناسب را ایفا کنند.

 

شماره 12- خوراکی را فراموش نکنید

 

در طی همه‌گیر شدن بیماری کرونا، کامیون‌های غذا بسیار مورد استقبال قرار گرفتند. این کامیون‌ها کاملاً مناسب نمایشگاه‌های تجاری در فضای باز هستند و برای هر سلیقه‌ای یک کامیون غذا مناسب پیدا می‌شود.

توزیع خوراکی

با توزیع خوراکی، شرکت‌کنندگان را خوشحال کنید

 

 

شماره 13- برای جلب اسپانسر و فعالیت‌های سرگرم‌کننده اقدام کنید

 

اسپانسر، راهی عالی برای جلب حمایت مالی از نمایشگاه تجاری شما می‌باشد و پیدا کردن آن‌ها آسان است. زمان را در نظر بگیرید و به دنبال یک اسپانسر باشید. هرچقدر اسپانسر با موضوع نمایشگاه تجاری شما مرتبط‌تر باشد، بهتر است. اگر می‌توانید سرگرمی‌های مهیج و مناسب نیز تدارک ببینید.

 

شماره 14- صندلی کافی تدارک ببینید

 

راحتی میهمانان شما بسیار مهم است. این به این معنی نیست که بخواهید صندلی ماساژ ارائه کنید یا کارهای خارق‌العاده انجام دهید. اما حداقل کاری که باید انجام دهید این است که صندلی‌های کافی و مناسب آماده کنید. صندلی‌های تاشو را می‌توانید به تعداد کافی و به صورت عمده سفارش دهید تا پس از برگزاری مراسم آن‌ها را در جای مناسب نگهداری کنید.

 

سخن آخر

 

تمام افراد جامعه در سالی که گذشت تمام تلاش خود را برای ایمنی جامعه و همکاری با یکدیگر به کار بردند؛ با این حال بیشترین ضرر و زیان به نمایشگاه‌های تجاری وارد شد. نمایشگاه‌های مهم و بزرگی از نمایشگاه بین‌المللی کتاب تا نمایشگاه گردشگری و هتلداری در سالی که گذشت، مجبور به لغو یا به تعویق انداختن رویدادهای خود شدند.

اما سال جدید این‌گونه نخواهد بود. بنابراین بهتر است از همین حالا برای یک نمایشگاه تجاری موفق در فضای باز برنامه‌ریزی کنید. قوانین و توصیه‌های ستاد ملی مقابله با بیماری کرونا را به خاطر بسپارید. مقدار زیادی آب و خوراکی به میهمانان خود ارائه کنید. البته نیاز است تا یک پلن دوم برای شرایط اضطراری و باد و باران در نظر داشته باشید. به عبارت دیگر هرچه در توان دارید انجام دهید تا نمایشگاه خود را در سال جدید برپا کنید.

بحث و تبادل نظر
نظرات تعداد کاراکترهای باقی مانده: 300
رد کردن
با عضویت در خبرنامه از رویدادهای جدیدمان با خبر شوید!
طراحی سایت: همورا
Copyright © 2021 PishKesh. All rights reserved.